Содержание:

I. Введение ……………………………………………………………………………… …3
II. Документирование и документооборот – две составляющие делопроизводства.…5
1. Основные понятия и определения в области делопроизводства……………………5
2. Документооборот и его этапы…………….…………………………………………... 7
3. Прием и первичная обработка документов……………..…………….………………9
4. Распределение поступивших документов…………………………….…………….. 10
5. Регистрация документов…………………………………………….…… …………..10
6. Контроль за исполнением документов………………………………..……………. .13
7. Информационно-справочная работа……………………………………..…………..15
8. Отправка документов……………………………………………….… ……………...16
III. Заключение…………………………………………………… ………….………….18
Список использованной литературы……………………………………….………… ..21

I. Введение
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.
Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.
Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.
В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности .
Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Но документирование, т.е. создание документов, только часть делопроизводства. С документами проводится большая работа: учет, регистрация, организация исполнения, сохранность и т. п., которая составляет вторую часть делопроизводства (организацию работы с документами) .
1. Основные понятия и определения в области делопроизводства
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась, а в 1980-е гг. уступила место персональным компьютерам, которые стали широко использоваться для создания документов.
В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом .
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» .
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация;

исполнение документов; контроль исполнения документов;
их отправка;
систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком .
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Документ – согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
2. Документооборот и его этапы
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы :

прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.

3. Прием и первичная обработка документов
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса проверяется также общее количество полученных страниц, соответствие их количества, указанному на первом листе факса и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудника организации (фирмы) и работник почты.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших в организацию документов.
Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем .
Например: АО «ЭРА»
Входящий номер 125

04.08.2001

____________

(Подпись)

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, с важных документов снимают ксерокопии.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
4. Распределение поступивших документов
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.
В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день их поступления.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения .
5. Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения .
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения;
входящий номер (индекс);
дата документа;
индекс документа, т.е. поисковые признаки;
автор (корреспондент);
заголовок;
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все этапы передачи документа и как исполнен);
номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Существуют три формы регистрации: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ) .
Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации – например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера (рис. 1).

Рис. 1. Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов (рис. 2) могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству .
Можно предложить форму РКК на формате А5 (148 ? 210) или А6 (105 ? 148) (рис. 2 и рис. 3). (Срок исполнения обводится кружком.)

Рис. 2. Регистрационно-контрольная карточка. Лицевая сторона

Рис. 3. Регистрационно-контрольная карточка. Оборотная сторона
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей .
6. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.
Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения – это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов .
Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя.
Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки .
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.
7. Информационно-справочная работа
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.
Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа .
Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).
Справка может выдаваться:

по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);
и т.д.................

Документирование - представляет собой процесс фиксации информации на опред-ом носителе, по установленным правилам. От процесса документирования зависит вид документа её структура, а также значимость для управленческой сферы. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. 2. Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) 3. Фотокино-видеодокументирование. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях. Электронное документирование. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, то постоянно в учреждении проводится работа по его рационализации.

В учреждении документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки документов.

Понятие делопроизводство и его виды.

Делопроизводство- деятельность обеспечивающая создание, описание документов и организацию работы с ними.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

41. Определение "приказ и распоряжение "

Приказ- правовой акт, устанавливающий управленческих решения по вопросам оперативно-служебной деятельности.

Распоряжение- документ, издаваемый по вопросам оперативно-служебной деятельности, имеет организационно-распорядительный характер.

42. Понятие "доклад и докладная записка ".

Доклад - документ содержащий изложение определенных вопросов, выводов и предложений.

Докладная записка - документ адресованый руководителю ОВД,содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности»

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.

Документоведение -- научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, -- деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов -- более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -- документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ -- это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

• · простые орудия (ручки, карандаши и др.);
• · механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
• · компьютерная техника.

Результатом документирования является документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель -- это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации -- книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

• * организационно-правовая документация;
• * плановая документация;
• * распорядительная документация;
• * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• * отчетная документация;
• * договорная документация;
• * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• * документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);
• * документация по материально-техническому обеспечению;
• * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;
• * документация по основной деятельности учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии -- это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении -- медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в вузе -- документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организация работы с документами -- это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот -- это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами -- учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -- записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регистрация позволяет осуществлять контроль за исполнением документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов -- это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел -- систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело -- это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.

О том, что такое документооборот - его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Правильная организация действий - это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ - это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот , а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Что такое документооборот: определение

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

• входящая - это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
• исходящая - это та, которая отправляется за пределы предприятия;
• внутренняя - это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Формы документооборота

Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.

А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

централизованная - предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

Например, это может быть секретариат или канцелярия.

Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;

децентрализованная - характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.

Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;

смешанная - совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.

Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.

Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Принципы документооборота

Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот , нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

Четкость

Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.

Непрерывность

Название принципа говорит само за себя.

Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.

В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.

Ритмичность

Этот принцип перекликается с предыдущим.

Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.

Параллельность

Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.

Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Этапы документооборота

После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
2. согласование описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
4. регистрация;
5. исполнение заданий (если они требуются);
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:

1. составление и проверка документа;
2. согласование и подписание указанной на документе информации;
3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
4. отправка документа конкретному получателю.

Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:

1. поступление и прием;
2. рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
3. направление полученной документации руководству на рассмотрение;
4. исполнение, если оно требуется;
5. при необходимости составление ответа;
6. отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Правила организации документооборота

Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:

• минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
• сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
• единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства - оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот , то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

• Как заказать товар из Китая: 5 подробных шагов
• Как получить выписку из ЕГРИП: подробные шаги
• Как открыть свое дело с нуля: пошаговый алгоритм
• Бизнес в Испании: 5 выгодных сфер + 5 советов от эксперта

Документооборот – это деятельность по организации движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения документа, включая его архивацию и последующее хранение.

Одной из задач руководителя является установление правил и порядка работы с документами в организации и контроль за их соблюдением в структурных подразделениях, т.е. документооборот. Делопроизводство, как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, регламентируется ГОСТ Р 7.0.8–2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" , а также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" .

Деятельность любой компании, а тем более юридической, отражается в документах. Для того чтобы улучшить качество работы юридической фирмы, необходимо оптимизировать ее документооборот, что позволит снизить текущие затраты и операционные расходы, повысить качество обслуживания, управляемость компании. В свою очередь, это позволит снизить себестоимость юридической услуги (затраты человеческого труда снизятся), ускорить принятие решений, а следовательно, повысит привлекательность компании для клиентов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (далее также – ДОУ);
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документообороту в юридической практике уделяется достаточное внимание. Так, например, в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, которые разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководством организации. В такие схемы предлагается включать все этапы, центры и пункты прохождения документированной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Выбор системы документооборота – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, и, как ни странно, одним из самых важных будет экономичность документооборота.

Оптимизация документооборота включает комплекс мер организационного, технического, программно-технического и организационно-проектного характера, выполняемых организацией.

Организационные меры.

• разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, которые устанавливают требования, правила, рекомендации по организации документооборота как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов;
• четкая организация работы службы, ответственной за делопроизводство, учет и сохранность документов, рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками этой службы;
• организация работы с документами в структурных подразделениях.

Технические меры, средства оргтехники, компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов.

Программно-технические меры: применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и др. Оптимальной представляется использование системы электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (СЭД).

Организационно-проектные меры: требуются при внедрении СЭД и подразумевают, в первую очередь, выработку наиболее оптимальных маршрутов прохождения документов, того пути, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного процесса. Здесь точками прохождения будут инстанции (рабочие места), на которых совершаются операции с документом. Главной задачей в организации документооборота в таком проекте будет обеспечение оперативного прохождения документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. При этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью. Информация представляется графическим способом, что позволяет наглядно и четко показать и движение документа (документов), и последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.